Digitale und analoge Archive

Entdecken Sie die Vorteile eines professionellen Firmenarchivs für historische Dokumente und Fotos!

Ohne Archive kann es keine Unternehmensgeschichte geben. In einem Archiv werden historische Quellen aufbewahrt, die bei der Aufarbeitung der Geschichte essentiell sind. Historische Dokumente in Form von Briefen, Bildern, Texten etc. bilden die Basis für Chroniken, Bildbände oder Biografien.

Je sortierter ein Unternehmensarchiv ist, desto sichtbarer ist die Identität des Unternehmens und desto transparenter ist seine Vergangenheit.

Anhand der aufbewahrten und aufzubewahrenden Dokumente erstellen wir zunächst ein Konzept und kümmern uns vor Ort um die Verzeichnung und Lagerung der Dokumente.

Ein physisches Archiv in einem Unternehmen zeigt vor allem, dass das Unternehmen seine Vergangenheit aufgearbeitet hat. Dabei können in einem Archiv sowohl Dokumente (Papierdokumente, Fotografien, Bücher etc.) als auch Produkte aufbewahrt werden.

Ein gut sortiertes und übersichtliches Archiv ermöglicht Mitarbeiter: innen, ohne viel Zeitaufwand auf die notwendigen Unterlagen zuzugreifen. Man kann mit einem physischen Archiv aber auch die Besucher: innen (z.B. Kundinnen und Kunden oder Geschäftspartner: innen) beeindrucken – sofern das Archiv so aufgebaut wird, dass es der Öffentlichkeit zugänglich ist.

 

Sollte ein Unternehmen eine Chronik schreiben lassen, aber noch kein Archiv hat, empfiehlt es sich, im Zuge des Schreibens der Unternehmenschronik (oder spätestens als Nachfolgeprojekt) ein Archiv einzurichten, denn in diesem Fall wurde ein Großteil der Arbeit bereits geleistet, indem die relevantesten Dokumente zusammengetragen wurden. Dazu raten wir jedem Unternehmen, auch wenn in Planung ist, alle Dokumente später zu digitalisieren. Zum einen muss für die Digitalisierung ohnehin zunächst eine Übersicht über die vorhandenen Dokumente und Produkte gemacht werden, zum anderen gilt die Aufbewahrung wertvoller Dokumente in physischer Form immer noch als die sicherste.

Analog und Digital gehen bei Firmenarchiven Hand-in-Hand

Digitalisierung und Innovation sind die Schlüssel zum Erfolg in unserer modernen Welt. Deshalb sind digitale Archive unverzichtbar für Unternehmen, die ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit steigern möchten. Sie bieten zahlreiche Vorteile, die weit über die klassischen, analogen Archive hinausgehen:

Die Verschlagwortung der Medien ermöglicht eine schnelle und präzise Organisation Ihrer Dokumente und Fotos. So finden Sie in kürzester Zeit die benötigten Informationen und sparen wertvolle Arbeitszeit.

KI-gestützte Objekt- und Gesichtserkennung revolutioniert die Art und Weise, wie wir Archive nutzen. Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz werden Informationen automatisch analysiert, kategorisiert und verknüpft, was die Recherche und Verwaltung Ihres Archivs noch einfacher und effizienter gestaltet.

Durch Suchen und Finden wird das Auffinden spezifischer Informationen in Ihrem digitalen Archiv zum Kinderspiel. Intuitive Suchfunktionen erleichtern die Navigation durch große Datenmengen und ermöglichen eine gezielte Recherche.

Anfrage- und Anfragemanagement-Systeme gewährleisten eine optimale Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Kunden und Partnern. Anfragen zu Dokumenten und Fotos können schnell und unkompliziert bearbeitet werden, was zu einer verbesserten Zusammenarbeit führt.

Digitale Shop-Lösungen mit Rechtemanagement bieten die Möglichkeit, Ihre Inhalte sicher und effektiv zu vermarkten. Kontrollieren Sie den Zugriff auf Ihre Medien, verwalten Sie Lizenzen und generieren Sie Einnahmen durch den Verkauf von Nutzungsrechten.

So wie in einem physischen Archiv, werden in einem hybriden Archiv ebenfalls physische Dokumente aufbewahrt und verzeichnet, wobei traditionelle Archivierungsmethoden (Lagerung von Papierdokumenten in Archivboxen) mit modernen Methoden (digitale Speicherung von Daten und Metadaten) verbunden werden.

In einem hybriden Archiv werden physische Dokumente aufbewahrt und durch spezielle Konservierungsmethoden geschützt, um ihre Langlebigkeit zu gewährleisten. Digitale Dokumente wie E-Mails, Datenbanken oder Audio- und Videodateien werden in einer digitalen Archivsoftware gespeichert.

Um die Effizienz der Dokumentensuche und des Dokumentenabrufs zu gewährleisten, werden sowohl für ein physisches als auch für ein hybrides Archiv moderne Technologien genutzt (wie z.B. Speicherung in der Cloud oder Optical Character Recognition).